- CHAMP D’APPLICATION
Toutes les activités et les relations contractuelles de Guide Italiane in Belgio, ci-après dénommé « GIB » sont régies par les conditions générales décrites ci-dessous. Le cadre contractuel entre GIB et ses clients est déterminé par les présentes conditions générales, un éventuel contrat et les offres s’y rapportant. La dérogation aux règles dictées par le présent document n’est uniquement possible que par la constitution écrite d’un contrat ou d’une offre acceptée sans réserve ou contresignée par GIB. Pour toutes les matières qui ne sont pas abordées par le contrat et/ou les offres, ces présentes conditions générales continuent à s’appliquer.
Si le client possède également des conditions générales, ce sont les présentes conditions générales qu’il conviendra de faire primer.
- RELATION CONTRACTUELLE
Guide Italiane in Belgio est une association de fait de droit belge dont le siège social se trouve à rue de la Bienfaisance 3, 1210, Bruxelles (Belgique). Son numéro d’entreprise est le 0775.402.360
- CONFIDENTIALITÉ
Chaque partie prend toutes les précautions nécessaires afin que les données fournies par l’autre partie dans le cadre du contrat les liant ne soient pas divulguées à des tiers non autorisés.
Chaque partie s’engage à ne pas divulguer les informations à caractère confidentiel de l’autre. Cette confidentialité s’étend notamment sur les procédures de travail mises en place par la société, le personnel, le « know how », les logiciels utilisés, les tarifs. Cette confidentialité ne trouve pas à s’appliquer pour des données ayant un caractère public ou ayant déjà fait l’objet de publication par les parties.
- COMMUNICATION DES TARIFS ET CONFIRMATION DES SERVICES
La communication des tarifs envoyée par GIB ne détermine pas automatiquement une confirmation des services. GIB se réserve par ailleurs le droit de demander un acompte ou un paiement anticipé de la totalité du montant convenu pour la confirmation définitive des services. Dans ce cas-ci les services seront confirmés suite au paiement du montant établi au cas par cas par GIB. Dès la réception du paiement ou de la preuve de paiement, GIB s’engage à bloquer les dates demandées par le client. Le délai de paiement sera déterminé par GIB sur la base de chaque demande. En cas de non-paiement dans le délai indiqué par GIB, la disponibilité des membres de GIB aux dates demandées ne sera pas garantie.
- PAIEMENT ET FRAIS SUPPLÉMENTAIRES
GIB et ses membres se réservent le droit d’adapter leurs tarifs chaque année. Néanmoins, en cas de changement de tarifs avant le début d’un service pour lequel un accord aurait été préalablement stipulé avec paiement d’un acompte ou du solde du service, les tarifs indiqués au moment de l’accord feront foi.
GIB est une entreprise franchisée de TVA. Néanmoins, il est possible que lorsque un service est facturé directement par un guide (et pas via GIB) la TVA soit ajoutée à la facture.
S’il est demandé à GIB où à l’un(e) de ses membres d’effectuer des missions qui n’étaient pas prévues par le contrat ou les offres liant les deux parties, le montant total de la facture relative au même service sera adapté en fonction de l’étendue de la mission ou des missions supplémentaires.
Dans le cas de grands groupes ou en présence de plusieurs guides, GIB pourrait appliquer un supplément pour des activités de gestion et de coordination.
Si le programme inclut des musées, GIB pourrait appliquer un supplément.
A Bruges, le recours à d’audiophones est obligatoire pour les groupes de plus de 24 personnes. Dans ce cas-ci le client s’engage à se renseigner auprès de VisitBruges.
Dans les autres localités belges, pour les groupes de plus de 24 personnes, GIB demande également le recours au système d’audiophones pour permettre au guide de travailler avec qualité et aux participants de mieux suivre les visites.
Pour les groupes de plus de 48 personnes et jusqu’à 58 personnes maximum, en l’absence de disponibilité d’un deuxième guide, un supplément forfaitaire de 25,00 euros pour la demi-journée et de 50,00 euros pour la journée entière pourrait être appliqué. Au-delà de 58 personnes, des tarifs sur mesure seront appliqués.
Le siège de GIB est situé à Bruxelles, raison pour laquelle en cas de demande de visite guidée en Flandre ou en Wallonie, les tarifs de GIB incluent le temps de déplacement du guide vers/de la localité demandée (proportionnés aux temps de parcours) et aussi un éventuel remboursement du moyen de transport utilisé par le guide.
5.1 Clause applicable aux clients professionnels
Les factures sont payables au plus tard dans les 30 jours calendrier dès la réception de celles-ci, sauf mention différente dans la facture. Passé ce délai de 30 jours, des frais de rappel de 25 euros seront ajoutés à la facture de premier rappel. En cas de deuxième rappel, qui sera envoyé 7 jours après le premier, des frais supplémentaires de 50 euros seront ajoutés à la facture.
En cas de non-paiement d’une facture à son deuxième rappel, SF se réserve le droit de saisir toute instance compétente afin de faire respecter ses droits. Les éventuels frais qui découleraient d’une action en justice seront entièrement à charge du client.
5.2 Clause applicable aux clients consommateurs
Si le client ne paie pas sa dette à l’échéance, il lui sera adressé une mise en demeure. Ensuite, à défaut de paiement dans les 14 jours calendrier, le client sera redevable :
- d’intérêts aux taux légal applicable en cas de retard de paiement dans les transactions commerciales,
- d’une indemnité forfaitaire égale à :
- Pour un montant restant du inférieur ou égal à 150 EURO : 20 EUR ;
- Pour un montant restant dû entre 150,01 et 500 EUR : 30 EUR + 10% de la tranche entre 150,01 et 500 EUR ;
- Pour un montant restant du supérieur à 500 EUR : 65 EUR + 5% de la tranche supérieure à 500 EUR avec un maximum de 2.000 EUR.
- DÉFAUT DE PAIEMENT
GIB se réserve le droit de refuser d’accomplir ses engagements envers un client qui n’aurait pas réglé, totalement ou partiellement, une facture ou avec lequel un litige sur une facture est en cours, et ce, sans indemnités de la part de GIB.
GIB se réserve également le droit de résilier la relation contractuelle avec un client si celui-ci commet des retards de paiements récurrents, et ce, sans indemnités.
- COLLABORATION/APPEL À TIERS
GIB est une plateforme qui met le client en relation avec les guides membres de GIB ou des collaborateurs externes. Parfois le contrat est assumé par GIB et la facture est envoyée par GIB. Dans certains cas le contrat est assumé par un guide qui envoie directement sa facture au client sans passer par GIB.
- CHANGEMENT DANS LA MISSION
Lorsqu’il y a un changement dans les missions confiées à GIB ou à l’un(e) de ses membres, ou lorsque la charge de travail des missions qui lui sont confiées devient plus importante que ce qui avait pu être convenu lors de la conclusion du contrat, ou s’il y a un quelconque changement substantiel dans les missions, GIB se réserve le droit de refuser le changement ou de refuser d’accomplir le service par entier. Tout changement apporté après la conclusion d’un accord contractuel doit faire l’objet d’un nouvel accord écrit par GIB .
La nouvelle offre proposée par GIB à la suite d’un changement demandé par le client, ne liera GIB qu’après l’envoi de la même via courrier électronique.
En l’absence d’un nouvel accord de la part de GIB, même si cela pourrait porter préjudice à la réussite du service, le client ne pourra demander une quelconque indemnisation à GIB.
- LOCATION DU MATÉRIEL PROPRIÉTÉ DE GIB
Lors de la location du matériel propriété de GIB le client s’engage à traiter avec soin le matériel, y compris les écouteurs jetables, et à veiller que les participants des visites guidées traitent aussi le matériel avec soin afin d’éviter la perte et l’endommagement du matériel.
Si le nombre d’audiophones demandés en location change au dernier moment, GIB se réserve le droit de refuser le changement si le nombre d’audiophones augmente et qu’il n’y a plus de matériel disponible à la location; si le lieu de dépôt/retraite des audiophones change, GIB se réserve le droit de refuser le changement et d’annuler le contrat de location.
Le nombre final d’audiophones qui seront facturés, se basera sur le nombre communiqué via email jusqu’à 48 heures avant le début du service, excepté en cas d’augmentation d’appareils nécessaires : dans cette circonstance le nombre final d’audiophones augmentera en fonction du nombre final de personnes effectivement présentes constatées par le guide le jour de la visite.
En cas de perte, de manquement ou de dégâts les frais seront mises à charge du client
Si le client louant le système d’audiophones n’est pas celui qui utilise le matériel loué, le client est alors tenu de partager la politique de location incluse dans les présentes conditions générales et toutes les informations utiles avec le(s) utilisateur(s) du matériel.
- POLITIQUE D’ANNULATION ET RETARD DU CLIENT
En cas d’annulation du service jusqu’à 30 jours avant la date de début du service même, aucune indemnité ne sera due. En cas d’annulation ou déplacement de la date du service entre le 30e et le 14e jour avant la date de début, une indemnité de 20% du total sera d’application; en cas d’annulation ou déplacement de la date du service entre le 14e et le 7e jour avant le début, une indemnité de 50% sera d’application; en cas d’annulation ou déplacement de la date du service à partir du 7e jour avant le début, une indemnité de 100% sera d’application.
In the event of a customer delay, GIB reserves the right to respect the end time of the service previously established when booking the service or additional hours may be added to the invoice.
- RÉCLAMATION
En cas de réclamation par l’une des parties, celle-ci le signalera immédiatement dès la survenance du manquement, Tout manquement non notifié dans l’autre partie dans les 8 jours de la fin du service soit considéré comme prescrit.
Le client et/ou GIB ne pourront se prévaloir dans le futur d’une réclamation qui n’aurait pas été signalée de la manière telle que précédemment décrite.
12. RESPONSABILITÉ
De manière générale, GIB s’engage à mobiliser tous les moyens dont il dispose pour réaliser ses missions.
Les conseils fournis par GIB se font sur base des données qui lui ont été fournies. GIB décline toute responsabilité en cas de dommages occasionnés par des conseils qui ont été donnés sur base de données non à jour, erronées ou incomplètes. En aucun cas, GIB ne dispose d’un pouvoir de décision.
Concernant les informations/conseils et les recommandations en dehors du service de guide touristique, il est clair que GIB n’émet toujours qu’une opinion. Le pouvoir de décision appartient toujours au client, sur qui repose la responsabilité d’obtenir les informations correctes auprès des Offices du Tourisme compétents, des autorités locales et des fournisseurs.
Dès lors, GIB ne pourra jamais être tenu responsable des conséquences dommageables d’une décision.
GIB ne pourra être tenu responsable de la non-exécution des obligations lui incombant si celle-ci résulte de la carence du système informatique, de la communication ou de la collaboration du client.
Lorsque le client utilise un moyen de transport pour le déplacement d’une ou plusieurs personnes (en location ou en propriété du client même) dans le cadre de la visite guidée ou de l’accompagnement, le client s’engage à respecter les règles en matière de parking, déplacements, permis et accès aux sites visités afin de permettre le déroulement approprié de la visite guidée ou de l’accompagnement. Le client s’engage ainsi à demander et à obtenir les permis nécessaires des moyens de transports utilisés afin de pouvoir éviter des amendes et des conflits, non seulement avec les autorités locales mais aussi avec les responsables des sites et attractions visités. GIB ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la non-exécution des obligations lui incombant si celle-ci résulte de la carence des permis et du respect des règles des moyens de transport utilisés dans les sites visités.
Le client s’engage à se renseigner et à respecter les règles concernant le déroulement des visites guidées dans les sites urbains, attractions et musées, en particulier par rapport aux éventuels limites relatifs au nombre des participants dans le cadre de visites guidées de groupe et aux permis requis aux organisateurs des visites guidées. GIB ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la non-exécution des obligations lui incombant si celle-ci résulte de la carence des permis et du respect des règles dans les sites visités.
- OBLIGATION DU CLIENT
Le client s’engage à mettre à disposition de GIB et du/de la guide qui effectue le service demandé, toutes les informations nécessaires afin de permettre le déroulement approprié de la visite guidée ou de l’accompagnement.
- FORCE MAJEURE
En cas d’inexécution totale ou partielle d’obligations résultant d’un cas de force majeure, GIB ne pourra être tenu responsable d’éventuels dommages. Par cas de force majeure, il est entendu, de manière non exhaustive, et à titre d’exemple, une grève, une manifestation, une fermeture exceptionnelle d’un site ou d’une voie, un retard de transport, une maladie, le décès d’un(e) guide ou d’un proche, une catastrophe naturelle, une guerre, une pandémie ou tout autre événement indépendant de la volonté de GIB empêchant la réalisation par celui-ci des obligations lui incombant.
En cas d’événement indépendant de notre volonté empêchant le guide d’effectuer la prestation (par exemple, maladie ou deuil) GIB garantit sa pleine collaboration pour rechercher des solutions alternatives. Si GIB ne parvient pas à trouver un(e) guide de remplacement, le montant total versé par le client sera remboursé complètement, mais GIB ne s’assume aucune responsabilité quant à la réussite du service et du voyage.
- PROPRIÉTÉ ET DROITS D’AUTEURS
Le client est et restera toujours propriétaire des données qui sont transmises à et par GIB lors des missions qui lui sont confiées. GIB prend toutes les précautions nécessaires afin de protéger l’intégrité et la confidentialité de ces données, néanmoins GIB ne pourra être tenu responsable en cas de dommages occasionnés indépendamment de sa volonté.
- NON-RENONCIATION ET NULLITÉ
La non –application d’un article ou d’une partie d’article des présentes conditions générales, même de façon récurrente, ne signifie en aucun cas une renonciation d’application de celui-ci par GIB. Tout au plus ne peut-on y voir qu’une simple tolérance dont le client ne peut se prévaloir en cas de litige.
Dans le cas où un ou plusieurs articles ou une ou plusieurs parties d’article des présentes conditions générales viennent à être annulées ou réputées non-écrites, tous les autres continueront à s’appliquer.
- CLAUSE APPLICABLES AUX DONNÉES PERSONNELLES
Toutes les données personnelles que le client nous transmet sont considérées comme confidentielles et sont uniquement conservées et traitées dans le cadre de la relation entre lui et GIB. Elles ne seront pas vendues ni mises à disposition de tiers sans l’accord préalable du client. Les données pourront cependant être transmises à un partenaire intervenant dans le cadre de nos obligations légales ou dans le traitement de la transaction avec le client (par exemple : notre comptable, notre fournisseur, un sous-traitant…).
Nous nous engageons à prendre les meilleures mesures de sécurité afin d’éviter que des tiers non autorisés aient accès à des données à caractère personnel que le client nous aurait communiquées.
Le client a toujours la possibilité de connaître ses données personnelles qui sont en notre possession et de demander à ce qu’elles soient modifiées ou supprimées dans la mesure du respect de nos obligations légales en matière de conservation des données relatives à des transactions commerciales. Pour toute information à ce sujet, veuillez transmettre votre demande à notre siège social.
- DROIT APPLICABLE ET TRIBUNAUX COMPETENTS
Toute contestation relative à la validité, l’interprétation, l’exécution ou la résiliation du cadre contractuel entre GIB et ses clients devra faire l’objet d’une tentative de règlement à l’amiable. A défaut de règlement à l’amiable les cours et tribunaux de l’arrondissement judiciaire de Bruxelles seront exclusivement compétents. Le droit belge est le seul applicable aux relations entre GIB et ses clients.